一、什么是外交文書、對外文書和地方外事文書
國家和政府領(lǐng)導(dǎo)人,、負(fù)有特殊使命的國家和政府代表,、外交部和駐外外交代表機(jī)關(guān)在外交活動中使用的書面文件稱外交文書。國家機(jī)關(guān)、地方政府、軍隊(duì)、人民團(tuán)體在對外交往中形成的書面文件,，統(tǒng)稱對外文書。其中地方政府,、地方人民團(tuán)體及其外事部門在日常工作及對外交往中形成,、使用的書面文件稱地方外事文書，它包括外事機(jī)關(guān)所使用的機(jī)關(guān)通用文書和在對外交往中使用的涉外文書,。下面主要介紹地方外事文書中的涉外文書,，不包括外交文書和其它對外文書，也不包括地方外事文書中的機(jī)關(guān)通用文書,。
二,、地方外事文書的特點(diǎn)
(一)主體的地方性。地方外事文書的主體是地方政府,、地方人民團(tuán)體及其外事部門,，在處理地方外事文書時(shí)必須注意對外表態(tài)的身份、口徑及與對方對等的問題,，并遵循“外交大權(quán)在中央,，地方外事工作授權(quán)有限”的原則。
(二)格式的規(guī)范性,。地方外事文書一般都具有特定的格式和規(guī)范的處理程序,，必須按照規(guī)范格式和程序處理,，否則就不能達(dá)到對外交往的目的和效果,，甚至引來不必要的麻煩。
(三)表述的準(zhǔn)確性。地方外事文書的表達(dá),，必須準(zhǔn)確,、明了，必須杜絕歧義和模棱兩可的語言,，必要時(shí)還須另加解釋或附注說明,，以使表述準(zhǔn)確而嚴(yán)密。
(四)很強(qiáng)的時(shí)效性,。地方外事文書往往用于辦理具體的對外事務(wù),，要求在一定時(shí)限內(nèi)寫作和處理完畢，其時(shí)間限制往往比其它種類的文書更嚴(yán)格,。
三,、地方外事文書的要求
地方外事文書是地方政府、人民團(tuán)體及其外事部門進(jìn)行對外交涉和交往的重要工具,，是地方外事業(yè)務(wù)的重要組成部分,。它體現(xiàn)著國家的對外方針、政策和有關(guān)法規(guī),，起草,、發(fā)送和處理地方外事文書是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作。因此,，地方外事文書既不能違背本國文字習(xí)慣,，又要照顧到國際慣例和對方的具體情況，要求內(nèi)容貼切,，文字準(zhǔn)確,、精煉、嚴(yán)謹(jǐn),，印制精美,，格式規(guī)范。
(一)內(nèi)容上的要求,。
1,、國名。地方外事文書中首次使用的外國國名,，應(yīng)使用全稱,。
同一國名在文書中數(shù)次出現(xiàn)時(shí)，首次應(yīng)用全稱,，此后可用簡稱,。如習(xí)慣用簡稱，可使用正式簡稱,。但某些特殊國家,，如多米尼加共和國,、多米尼加聯(lián)邦等，必須使用全稱,。有些國家由于發(fā)生革命,、政變或其他原因，國名可能改變,，須隨時(shí)注意,，不可用錯(cuò)。
2,、稱呼,。地方外事文書中的稱呼，既要考慮雙方的身份,，又要考慮國際慣例和對方的具體情況,。對部長級以上的官員、大使,、將軍,，一般稱“閣下”(有些國家如美國、墨西哥,、德國等習(xí)慣稱“先生”,，而不稱“閣下”)；副部長級以下官員,，或代辦級使節(jié)和臨時(shí)代辦,，習(xí)慣上只稱“先生”，不稱“閣下”,。如果受文人有爵位,、學(xué)位、軍銜或其他頭銜,，如勛爵,、教授、上校等,，可視具體情況依習(xí)慣稱呼,。對國王、王后,、皇帝,、皇后、蘇丹稱“陛下”,，對王子,、公主、埃米爾,、親王,、酋長稱“殿下”,。
3、客套用語和致敬語,。地方外事文書不使用客套語，即不用“X X向X X致意并謹(jǐn)申述如下”的引文,。致敬語須注意符合兩國關(guān)系,、雙方身份、文書內(nèi)容和使用場合,。地方政府領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)出的正式對外函件,，使用“順致最崇高的敬意”、“順致最良好的祝愿’’或“順致最親切的問候”等,；地方政府及其外事部門發(fā)出的普通對外函件,，用“順致崇高的敬意”或“預(yù)致謝意”等；地方人民團(tuán)體的領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)出的正式對外函件,，用“順致最良好的祝愿”或“順致最親切的問候’’等,；地方人民團(tuán)體及其外事部門發(fā)出的普通對外函件，用“預(yù)致謝意’’或“順致問候”等,。
4,、人稱。人稱要與文書格式相適應(yīng),。如正式對外函件以個(gè)人名義用第一人稱,；普通對外函件以單位名義用第三人稱，稱對方也用第三人稱,，且一般不用“貴方”或“貴館”等措辭,，而是重提受文機(jī)關(guān)的名稱；對外便函用第一人稱,。簽署者與受文者要相對應(yīng),，即人對人，單位對單位,。在個(gè)人對個(gè)人的地方外事文書中要講究身份對等,。
5、文種,。地方外事文書一般使用中文,，必要時(shí)附以外文譯文。
(二)格式上的要求,。
1,、文面格式。
(1)地方外事文書的抬頭,，即受文人的職銜,、姓名和稱呼,，應(yīng)在第一行頂格排列，也可以將職銜單列一行(后面不加標(biāo)點(diǎn)),，姓名和稱呼另排一行,。
(2)地方外事文書的致敬語，作為正文的最后一段,，末尾加句號,；排印時(shí)自成一行，必須緊跟正文,。
(3)地方外事文書的發(fā)文日期之后一般必須加上發(fā)文地點(diǎn),，如“于烏魯木齊”等字樣。
2,、蓋印,。地方外事文書加蓋帶國徽銅印時(shí)，印章下沿應(yīng)騎年壓月,，國徽在年月日之上,。
3、副本,。如需對外提供副本,，排版后外事文書正、副本應(yīng)同時(shí)付印,。在副本正文右上角加印“副本”字樣,，用白紙(規(guī)格同正本)印制；落款不簽名,、不蓋章,，但需將發(fā)文人的職銜、姓名或發(fā)文機(jī)關(guān)或團(tuán)體名稱印上并加括號注明“簽字”或“印”字樣,。發(fā)送時(shí),，應(yīng)在信封左
上角加蓋“副本”二字。
4,、譯文,。地方外事文書附以譯文時(shí)，應(yīng)在右上角注明“譯文”字樣,，用白紙(規(guī)格同正本)印制,；譯文應(yīng)考慮外文慣用格式，不應(yīng)套用中文格式,。受文人的職銜,、姓名、稱呼應(yīng)按外文習(xí)慣放在函件首頁文外左下角(有的國家習(xí)慣放在右上角或左上角),。還應(yīng)按外文習(xí)慣在文首寫上一個(gè)稱呼,，一般有：“閣下”,、“先生”、“親愛的先生”,、“尊敬的X X先生”,、“陛下”、“殿下”等,。致敬語要按外文習(xí)慣翻譯成完整的一句話,，如將“順致最崇高的敬意”譯成“我借此機(jī)會向閣下致以最崇高的敬意”或“省長閣下，請接受我最崇高的敬意”等,。
英文譯本的右上角加注“1’fan8lation”字樣,；中文正本如未注明具體人名,、地名,、時(shí)間，英文譯本一般加注“name”,、“place”,、“dme”字樣(正文內(nèi)用括號，抬頭或結(jié)尾不用括號),；必要時(shí)則另做技術(shù)處理,；失又誶不的落款處印上發(fā)文人職銜和姓名并加括號注明“sigled”字樣，或印上發(fā)文機(jī)關(guān)或團(tuán)體名稱并加括號注明：“aeal”字樣,，但不須本人簽名或加蓋機(jī)關(guān)或團(tuán)體印章,。
四、常用地方外事文書分類
(一)地方外事函件,。
地方外事函件是地方政府,、人民團(tuán)體及其領(lǐng)導(dǎo)人，同外國相應(yīng)的機(jī)關(guān)或團(tuán)體及其領(lǐng)導(dǎo)人,，外國駐華使,、領(lǐng)館及使節(jié)和官員的往來文書。依照發(fā)文名義和內(nèi)容分為三類：
1,、正式函件,。用第一人稱寫成、以機(jī)關(guān)或人民團(tuán)體領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)出的函件,。內(nèi)容可以是致謝,、應(yīng)邀、祝賀,、婉拒邀請,、邀請?jiān)L華、致歉,、表示遺憾,、生病慰問等,。
要求文首必須寫上對方首都或城市名稱，第二行起寫明受文人的職銜,、全名和稱呼,，依習(xí)慣另起一行排稱呼(如閣下、先生,、陛下等),。致敬語，機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人用“順致最崇高的敬意”,、“順致最良好的祝愿”或“順致最親切的問候”等,；人民團(tuán)體的領(lǐng)導(dǎo)人用“順致最良好的祝愿”或“順致最親切的問候”等。落款處親筆簽名,，并署以正式職銜,。不編號。
2,、普通函件,。用第三人稱寫成、以機(jī)關(guān)或人民團(tuán)體及其外事部門的名義發(fā)出的函件,。
要求函件抬頭寫明受文機(jī)關(guān)或團(tuán)體名稱,。落款處只蓋機(jī)關(guān)或團(tuán)體及其外事部門的印章，不印機(jī)關(guān)或團(tuán)體及其外事部門的名稱,。一般不編號,；內(nèi)容重要的可編號，排在文右上方,。機(jī)關(guān)及其外事部門發(fā)出的普通函件,，致敬語用“順致崇高的敬意”或“預(yù)致謝意”等；人民團(tuán)體及其外事部門發(fā)出的普通函件,，用“預(yù)致謝意”或“順致問候”等,。
3、便函,。以第一人稱寫成,、以機(jī)關(guān)或人民團(tuán)體官員名義發(fā)出的函件。
抬頭可簡稱“親愛的XXX先生”或“XXX先生”等,。致敬語用“祝你身體健康”或“祝你工作順利”等,。落款處親筆簽名，是否署職銜視具體情況而定,。不編號,。不提供副本。
（二）地方外事電報(bào)
地方政府、人民團(tuán)體及其領(lǐng)導(dǎo)人以電報(bào)包括傳真形式發(fā)出的地方外事文書稱地方外事電報(bào),，多用于祝賀,、慰問、吊唁,、致謝等事務(wù)性較強(qiáng)的內(nèi)容,。
要求第一行寫對方首都或城市名稱，第二行寫受文人的職銜,、全名,、稱呼或受文機(jī)關(guān)或團(tuán)體名稱。結(jié)尾無致敬語,，但一般有祝愿詞,。發(fā)電人應(yīng)具職銜、全名,，不簽名,。發(fā)電機(jī)關(guān)應(yīng)具全稱，不蓋章,。
(三)地方外事書面協(xié)議文件,。
地方政府和人民團(tuán)體與外國相關(guān)部門簽署的契約性書面文件,，稱為地方外事書面協(xié)議文件,。包括協(xié)議書、意向書,、會談紀(jì)要,、會議紀(jì)要、確認(rèn)書,、交接證,、購置或租賃合同等。
協(xié)議書是各方就某事或某些問題達(dá)成協(xié)議后形成的書面文件,。通常是事務(wù)性,、行政性和技術(shù)性的文件。
意向書是將意欲達(dá)到的目的或可能發(fā)生的后果的意思表達(dá)出來的文件,。
會談紀(jì)要是各方進(jìn)行談判達(dá)成的協(xié)議要點(diǎn)的記錄,，一般說來沒有法律約束力，只是作為談判和簽署正式協(xié)議和合同的參考文件,。
會議紀(jì)要是各方就某一或某些問題舉行會議達(dá)成的協(xié)議要點(diǎn)的記錄,。它與會談紀(jì)要實(shí)質(zhì)上沒有多大區(qū)別，經(jīng)?；ビ?。
交接證是依協(xié)議或合同的規(guī)定，甲方將物品(或權(quán)利證明)移轉(zhuǎn)給乙方的文件。
確認(rèn)書是明確表示承認(rèn)責(zé)任的存在,，或證明某情況屬實(shí)的文件,。
購置、租賃合同是外國駐華使領(lǐng)館在我國境內(nèi)購置或租賃我國房地產(chǎn)時(shí),，所簽署的書面文件,。
在協(xié)議書、意向書,、會談紀(jì)要和會議紀(jì)要等文件中,，每方在自己保存的原件中享有在先權(quán)。即中方保存的文本,，中文文件排在前面,，文中中方的名稱在前面，中方代表的簽署在左面或上方,；外方保存的文本,，外文文本排在前面，文中外方的名稱在前面,，外方代表的簽署在左面或上方,。
(四)公告和通告。
公告,、通告是發(fā)布某一事項(xiàng)的情況或?qū)ν夤家?guī)定的文件,。
公告的日期一般置于標(biāo)題下方(若有編號，則將日期移至文后右下方),，發(fā)布機(jī)關(guān)的名稱在標(biāo)題中列出,，不蓋印。通告的日期置于文后右下方,，一般不蓋印,，需要時(shí)加蓋發(fā)布機(jī)關(guān)帶國徽的銅印。對外發(fā)送時(shí),，用十六開書寫紙(規(guī)格26.5X19厘米),。